עיסוק בדיני משפחה במהלך מגיפת הקורונה covid19

האם המגפה משמשת כמאיץ לדחיפת משרדים לפתח יכולת פעולה וירטואלית ומרחוק אם מתעורר צורך?

לדעתי גם לאחר COVID-19, הנוהג של עבודות משפט מרחוק הוא כאן כדי להישאר.

הייתי שקועה בשיחה עם פקיד של בית המשפט למשפחה  לגבי צו שנתבקש. נמסר לי שהצו מוכן, אמרתי תודה אוציא שליח ביום שני. התגובה שקיבלתי הייתה שעדיף שאשלח שליח למסירה באותו יום מכיוון שבית המשפט ייסגר ביום שני שלאחר מכן. "סלח לי?" זו הייתה התגובה שלי על סגירת בית המשפט.

כעו"ד במחוז תל אביב עם לוח פגישות / משפטים עמוס, נודע לי שכל הדיונים והמשפטים שלי עתידים להתבטל. בעקבות הודעה זו נאבקו בתי המשפט. משרד הבריאות הוציא את צוו להגבלת תנועה בעקבות התפשטות מגפת ה- covid-19.

מעבר למשרד וירטואלי

באמצע במרץ, המשרד שלי היה וירטואלי ב 100%: הנחינו את אנשי הצוות לעבוד מרחוק מהבית, מערכת הטלפון הועברה לטלפונים סלולריים, כולנו ניגש לנתונים המשרדיים באמצעות הענן, והיה לנו המשכיות עסקית.

הנתונים שלנו קיימים בחוות נתונים מאובטחת בענן. לא היה הבדל בגישה שלנו למערכות ומשאבים פנימיים; ממש כיבינו את האורות במשרדינו הפיזיים ונפתח מחדש כמשרד וירטואלי למחרת. בפרקטיקה המודרנית של החוק, המיקום כבר לא משנה.

כעת אנו עוסקים כבר כמה חודשים בפרקטיקה מרחוק של דיני משפחה, ולמדתי כמה דברים. הלקח הגדול ביותר הוא שבעוד שאני עדיין מאמין שהמרחק מת, אני גם מאמין שבני אדם זקוקים לחיבור ומבנה. בואו נפרק את התהליך הזה.

מערכות ניהול מסדי נתונים

קיימות מגוון מערכות ניהול מסדי נתונים המאפשרות לעורך הדין המודרני לעבוד מרחוק ולקבל גישה לנתונים, כפי ששרה קבוצת הרוק הבריטית The Who שרה: "בכל מקרה, בכל מקרה, בכל מקום." אין מטרת מאמר זה לקדם מערכת אחת על פני מערכת אחרת. המשרד שלי משתמש בסמוקבול. אחרים משתמשים ב- Clio, PracticePanther או במגוון פלטפורמות אחרות.

האלמנטים הבסיסיים שאני ממליץ לחברות לחפש במערכת ניהול / נתונים  כוללים את הדברים הבאים:

1. שרתים מבוססי ענן ולא פיזיים. אם משרד קשור לשרת הממוקם באתר, הוא קשור למיקום הפיזי של משרדו ועליו לנהל את בעיות האבטחה השוטפות הנלוות לניהול שרת מקומי. כדי לגשת לשרת מקומי, המשתמש המרוחק חייב להתחבר לשרת הפיזי איכשהו (ולקוות שהוא מופעל). ענן מבוסס תמיד ועליו לקבל הצפנה מקצה לקצה.

2.   כלי תקשורת. אחת התכונות שאני אוהב בסמוקבול היא "תקשר". תקשורת היא תכונה המאפשרת הודעות פנים-ארגוניות.

3.   מערכת חיוב משולבת.

4.   מערכת הנהלת חשבונות משולבת.

5.   מערכת לוח שנה משולבת.

6.   קבצי מסמכים משולבים הניתנים לחיפוש הלקוח.

7.   מעקב אחר התנהגות (תזמון אוטומטי).

מנקודת המבט שלי, כל המשרד צריך "לחיות" במערכת.

בנוסף למערכת ניהול נתונים, חברה מודרנית זקוקה למערכת טלפון VoIP. VoIP מייצג את Voice over Internet Protocol וזה מתאר מערכת טלפון המשתמשת באינטרנט לשירותי טלפון. אחד היתרונות של ה- VoIP הוא הרבגוניות שלו. קל לנתב טלפונים בכל דרך שהיא נדרשת והיא אינה מסתמכת על חברת הטלפונים לשירותים.

המעבר למשרד הווירטואלי

מכיוון שעבדנו באמצעות סמוקבול, כל עורכי הדין כבר הצליחו לעבוד מרחוק. לכל עורך דין יש מחשב Surface Pro המשמש אותנו לדיונים בבית משפט, משפטים, ועידות וכו ', ולכן לא היינו צריכים לרכוש ולהקים ציוד חדש.

הצוות האדמיניסטרטיבי שלנו לא הוגדר לעבודה מרחוק, ולכן אפשרתי לצוות הניהול לקחת את המחשבים הביתה ולהיכנס מהבית. זה עבד בסדר. כולם מסוגלים להיכנס למערכות שלנו ולתפקד כאילו היו במשרד.

כולנו מסוגלים לשתף פעולה כאילו אנחנו באותו משרד, אבל לעבודה מהבית יש אתגרים ייחודיים משלה: ילדים , כלבים, בני זוג ומגוון הסחות דעת אחרות המחלחלות לסביבת העבודה מהבית.

עם זאת, יש אנשים שצריכים לצאת פיזית מבתיהם כדי לעבוד ביעילות. זה לא קשור ליכולת. למרות שלכולנו יש את הפונקציונליות לעבוד בצורה וירטואלית, אין זה אומר שעבודה וירטואלית היא המערכת היעילה ביותר. עבודה בהצלחה מהבית דורשת משמעת וגבולות ברורים - והתושבים האחרים (שניהם ארבע רגליים) צריכים לכבד את הגבולות האלה.

חדר נפרד עם דלת - רצוי שננעל בזמן שאתה עורך וידיאו - הרחק מהסחות דעת עוזר. למרות שאני יכול לעבוד מהבית, אני לא אוהב לעשות זאת. אני מעדיף להיות במשרד המשרד שלי. בתקופת הבידוד שלנו אני יכול ללכת למשרד ולעבוד משם. הבניין ריק, למעט אשתי ואני, ולכן התא המשפחתי שלנו אינו מזוהם על ידי יחסי גומלין עם אחרים. מכיוון שרציתי להבטיח את בטיחות הצוות שלי, לא יכולתי לאפשר לאף אחד אחר לעבוד במשרד איתנו.

התמודדות עם עבודה מהבית

כדי לגרום לעבודה זו עלינו לנסות לגרום לכולם להרגיש שהם חלק מצוות ולא נותר להיסחף בכוחות עצמם. שמתי לב שאנשים מסוימים היו הרבה יותר פרודוקטיביים ככל שנכנסתי איתם יותר, מה שכמובן הוביל לכך שצריך לבדוק כל הזמן איתם. למשרד שלי שני משרדים בערים שונות, ובדרך כלל אני מחלק את זמני בין שניהם. על פי כללי המגיפה, הדבר כבר לא היה מעשי.

מכיוון שהצוות כבר לא יכול היה להיכנס למשרד שלי או לרחף ליד דלת המשרד שלי, היינו צריכים ליצור אלטרנטיבה. תכונת התקשורת של סמוקבול עזרה, והוספנו פגישות וידאו של זום כמה פעמים בשבוע. כדי להגביר את המקצועיות ואת הקשרים האישיים, ציוויתי כי יש להפעיל מצלמות וידיאו ולצוות לבוש כראוי לפגישות אלה.

תקשורת עם לקוחות

בעולם הפנדמיה, נטילה לראיון מטופלת באופן וירטואלי. שיחות נכנסות דרך מערכת הטלפון הרגילה, ואנחנו קובעים פגישות בטלפון או באמצעות ועידת וידאו זום. ניתן לשלוח מסמכים לחברה באמצעות קישור מאובטח של Dropbox או באמצעות אימייל מאובטח. מכיוון שאנו משרד ללא נייר, איננו צריכים להסתבך על ידי חישוב כיצד ניתן למסור מסמכי נייר למשרד.

כשיש לי ועידת זום עם לקוח, יש לי שני צגים מחוברים ומצלמת Logitech ומיקרופון מונחים על גבי הצג ישירות מולי. אני רושם הערות ומעבד מסך אחד ואני משתף את המסך השני באמצעות זום עם הלקוח. זה מאפשר לי לשתף את ההערות שלי (אם אני רוצה), ולעיין במסמכים משותפים בזמן אמת. אני דווקא מעדיף את המערכת הזו על פגישות אישיות (אם כי עדכון הווידיאו יכול להיות עצבני בתקופות של תעבורת אינטרנט גבוהה).